Datenschutzhinweise

Actimento GmbH

c/o Bell, Wupperstraße 59 50859 Köln

Datenschutzkontakt: andreas@actimento.de

Für die Daten der Endkunden eines angeschlossenen Handwerksbetriebs (etwa Name und Anschrift in einem Angebot) ist der jeweilige Betrieb datenschutzrechtlich Verantwortlicher; der Betreiber dieser Plattform verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Beim Aufruf dieser Anwendung verarbeitet der Server technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Geräts, um die Seite auszuliefern und die Anwendung gegen Missbrauch (etwa massenhafte Anmeldeversuche) zu schützen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

In den technischen Server-Protokollen werden Ereignisse mit Zeitpunkt, aufgerufener Funktion und Vorgangskennung festgehalten. Angebotsinhalte, Zugangsdaten und vollständige E-Mail-Adressen werden dabei nicht protokolliert.

Die Anwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung sowie ein Cookie zum Schutz vor Anfragefälschung (CSRF). Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und werden nicht zur Nachverfolgung genutzt. Es kommen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste zum Einsatz.

Konto- und Betriebsdaten: Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer, Passwort (nur als kryptografischer Hash), Rolle im Betrieb. Grundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Hochgeladene Angebote: Das hochgeladene PDF wird ausschließlich im Arbeitsspeicher gelesen und nicht gespeichert – weder als Datei noch in der Datenbank. Gespeichert werden erst die daraus gewonnenen strukturierten Angaben und das erzeugte Anschreiben, und auch das erst, wenn der Betrieb das Angebot ausdrücklich sichert.

Kundenfotos (Angebotsassistent): Fotos, die ein Betrieb im Angebotsassistenten zu einem Vorgang hochlädt, werden – anders als das hochgeladene Angebots-PDF – bewusst gespeichert, weil sie Grundlage der KI-Visualisierung sind. EXIF- Metadaten (u. a. GPS-Koordinaten) werden beim Hochladen automatisch entfernt. Die Fotos liegen in der Datenbank dieser Instanz, mandantengebunden und nur über authentifizierte Routen abrufbar. Sie werden gelöscht, wenn der zugehörige Vorgang gelöscht wird, sowie automatisch nach der im Abschnitt „Speicherdauer“ genannten Frist, sofern konfiguriert.

Online-Annahme durch Kunden: Nimmt ein Kunde ein Angebot über den zugesandten Link an, werden Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und – sofern geleistet – die Unterschrift gespeichert. Diese Angaben dienen dem Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO) und sind Teil eines unveränderlichen Protokolls.

Zur Strukturierung des Angebots und zur Erstellung des Anschreibens wird der Text des hochgeladenen Angebots an Google Gemini (Google Ireland Limited) übermittelt. Der Text kann personenbezogene Daten des Endkunden enthalten (in der Regel Name, Anschrift, Leistungen und Preise).

Der Anbieter wird dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt und verarbeitet die Daten nur zur Erbringung dieser Leistung. Grundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn der Betrieb ein Kundenfoto für die KI-Visualisierung nutzt, wird dieses Foto zusammen mit den Gestaltungsvorgaben an Google Gemini (Google Ireland Limited) übermittelt, um ein neues Bild zu erzeugen. Der Anbieter wird dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Erzeugte Bilder sind ausdrücklich als KI-generiert gekennzeichnet und ersetzen keine Ausführungsplanung.

Es ist keine automatische Löschung konfiguriert – Angebote bleiben erhalten, bis sie von Hand gelöscht werden.

Angenommene Angebote sind Vertragsunterlagen und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (HGB, AO). Angebote lassen sich jederzeit von Hand löschen; das zugehörige Protokoll und der Annahme-Nachweis werden dabei mit entfernt.

Kontodaten bleiben gespeichert, solange das Konto besteht, und werden mit der Löschung des Kontos bzw. des Betriebs entfernt. Abgelaufene Bestätigungs-, Einladungs- und Passwort-Reset-Token werden automatisch gelöscht.

Die Anwendung wird bei einem Hosting-Dienstleister betrieben, der als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt wird. Der im Abschnitt zur KI-Texterstellung genannte Anbieter erhält den Angebotstext zur Verarbeitung.

System-E-Mails (Kontobestätigung, Einladungen, Angebotsversand, Benachrichtigungen) werden über den Dienst Mailjet (Sinch Mailjet SAS, Paris) versendet; der Dienst wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Übermittelt werden dabei Empfängeradresse, Betreff und Nachrichteninhalt, beim Angebotsversand auch das Angebots-PDF.

Darüber hinaus werden Daten nicht an Dritte weitergegeben, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an andreas@actimento.de.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO): Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.