Datenschutzhinweise
Hinweis für den Betreiber dieser Instanz: Dieser Text beschreibt die tatsächliche Verarbeitung durch die Anwendung und ist als Grundlage gedacht. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung. Ergänzen Sie ihn um Ihre eigenen Verarbeitungen (Hosting, Analyse, Kontaktformulare) und lassen Sie ihn vor Veröffentlichung prüfen.
Verantwortlicher
Actimento GmbH
c/o Bell, Wupperstraße 59 50859 Köln
Datenschutzkontakt: andreas@actimento.de
Welche Daten verarbeitet werden
Konto- und Betriebsdaten: Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer, Passwort (nur als kryptografischer Hash), Rolle im Betrieb. Grundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Hochgeladene Angebote: Das hochgeladene PDF wird ausschließlich im Arbeitsspeicher gelesen und nicht gespeichert – weder als Datei noch in der Datenbank. Gespeichert werden erst die daraus gewonnenen strukturierten Angaben und das erzeugte Anschreiben, und auch das erst, wenn der Betrieb das Angebot ausdrücklich sichert.
Kundenfotos (Angebotsassistent): Fotos, die ein Betrieb im Angebotsassistenten zu einem Vorgang hochlädt, werden – anders als das hochgeladene Angebots-PDF – bewusst gespeichert, weil sie Grundlage der KI-Visualisierung sind. EXIF- Metadaten (u. a. GPS-Koordinaten) werden beim Hochladen automatisch entfernt. Die Fotos liegen in der Datenbank dieser Instanz, mandantengebunden und nur über authentifizierte Routen abrufbar. Sie werden gelöscht, wenn der zugehörige Vorgang gelöscht wird, sowie automatisch nach der im Abschnitt „Speicherdauer“ genannten Frist, sofern konfiguriert.
Online-Annahme durch Kunden: Nimmt ein Kunde ein Angebot über den zugesandten Link an, werden Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und – sofern geleistet – die Unterschrift gespeichert. Diese Angaben dienen dem Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO) und sind Teil eines unveränderlichen Protokolls.
Server-Protokolle: Technische Ereignisse mit Zeitpunkt, aufgerufener Funktion und Vorgangskennung. Angebotsinhalte, Zugangsdaten und vollständige E-Mail-Adressen werden dabei nicht protokolliert.
Einsatz von KI zur Texterstellung
Zur Strukturierung des Angebots und zur Erstellung des Anschreibens wird der Text des hochgeladenen Angebots an Google Gemini (Google Ireland Limited) übermittelt.
Damit findet eine Auftragsverarbeitung durch einen externen Anbieter statt. Der Betreiber dieser Instanz hat hierfür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen; Einzelheiten und Bezugsquellen sind in docs/DATENSCHUTZ.md dokumentiert. Wer die Übermittlung an einen externen Dienst vermeiden möchte, kann die Anwendung mit einem selbst betriebenen Modell einsetzen (LLM_PROVIDER=openai mit eigenem Endpunkt).
Speicherdauer
Es ist keine automatische Löschung konfiguriert – Angebote bleiben erhalten, bis sie von Hand gelöscht werden.
Angenommene Angebote sind Vertragsunterlagen und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (HGB, AO). Angebote lassen sich jederzeit von Hand löschen; das zugehörige Protokoll und der Annahme-Nachweis werden dabei mit entfernt.
Empfänger
E-Mails (Kontobestätigung, Einladungen, Angebotsversand, Benachrichtigungen) werden über den vom Betreiber eingerichteten Mailversand zugestellt. Darüber hinaus werden Daten nicht an Dritte weitergegeben, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dafür an andreas@actimento.de.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.